建立和完善对外新闻发布制度
新闻发布和发言人制度是一种把媒介议程乃至公众议程纳入政府议程的有效途径。建立和完善新闻发布制度有利于提升我国的国际话语权。国际话语空间的西强我弱已是不争的事实，国务院新闻办公室原主任赵启正说： “发达国家要占到全球信息发布总数的70%以上，中国发布的消息所占的比例相当少；在互联网上中文消息只占所有消息的4%，还包括了新加坡等使用中文的国家和地区；文化作品上，中美两国的输出输入比例是1:14。”面对这样的现实，及时迅速客观地向全世界发布、介绍有关我国的政治、经济、文化、社会、历史等信息尤为重要。改变如此局面，两种形式较为行之有效：一种是请进国外媒体，但要注意国内一些不合法规的媒体到国外注册又混入国内；一种是借助国外媒体派驻我国的机构人员，尤其是通过新闻发布制度和发言人引导国际舆论。事实的成效显示，西方媒体涉华报道正面内容的幅度大量提高，证明了新闻发布的作用。建立新闻发布制度，让发言人一统事件的真相和处理结果，是社会进步的体现，是责任政府的体现。建立新闻发布制度绝非心血来潮，要保持一定的稳定性、连续性和规律性，做好新闻发布的良性运行。
外交部从建立发言人制度初始就建立了电话答问制度，可以通过电话向发言人提出问题，新闻司通过电话或发布会对问题做出回答。2000年设立了发言人值班移动电话，新闻司领导在包括周末和节假日在内的每天值班，移动电话24小时保持畅通，记者可以随时与发言人办公室联系。随着新媒体时代的来临，外交部建立了网站，开通了微博、微信公众号，用多媒体手段提供发言人在记者会上的发布内容和答问，方便中外媒体及时报道。
力求新闻发布的客观公正和价值。建立新闻发布制度要求信息发布的客观和公正。发言人在对新闻的处理上不能为了所谓的面子、权威而违背新闻客观性原则和事情本身的规律性，不能为了营造利我局面，突出政绩，回避矛盾，对新闻断章取义，或只言一点不及其他。新闻发布的背后是一个班子在整体运行，需配备务实的工作集体。从事件材料收集和了解情况等方面做好各项谋划工作，同时加强与其他有关部门合作沟通，保证信息的全面准确和权威，杜绝报喜不报忧。新闻发布制度要考虑信息和言论的发布价值， 抓住发布的国际重点和关注热点。重点是为了营造国际氛围、鼓舞人心或顺利推进某一重要工作，迫切需要了解的形势和情况。热点是全球大众普遍关心，深入了解事件的原委和进展。重点和热点在外延上有很多交叉的地方， 但在国际社会事务中，一国的重点并非是全球的热点，可热点一般都得当重点处理。一国政府根据计划和部署，对工作中的重点可以准确把握，但对热点、对受众普遍最关心和感兴趣的事件未必能够及时了解，易用老眼光看待。因此新闻发布的部门应该如同一支社会调研和民情民意的“温度计”， 随时掌握什么是热点以及热点中的具体情况，然后在新闻发布中有的放矢。长此以往，发言人与社会大众形成互动局面，发布的内容才能赢得认可和关注。如果新闻发布的言论失去价值，让社会没有信任感，新闻发布制度的存在就失去了意义。
作为国际通行的新闻发布制度，一定要通过定期、定点、定人的新闻发布方式及时地向新闻媒体披露当局最新的政务信息，有针对性地解释疑惑、澄清事实，挤压反动势力空间。在以往的实践中，新闻发布的次数太少，在新闻发布具体操作上不是很明确和稳定。有些新闻不够及时，采访官员比较困难；职能部门的办事效率亟待提高，部门之间的联动配合不够默契顺畅， 各自为阵，这些都使得官方新闻发布的实效大打折扣，体现不出信息的及时和有效，没有第一时间体现出政府的魄力，错过了处理行政事务的最佳时机，因此新闻发布必须做到稳定和及时。新闻发布的规责问题，本质上属于对行政行为的责任追究。新闻发布后造成的影响是多方面的，美国有政府信息公开法案，一切按照程序进行。国内的新闻发布制度在责任追究上还不完善，信息如何发布、按什么程序发布、怎样落实责任人失职追究，无细则规定。明确新闻发布的规责问题，既能保证信息客观公正，避免发布的虚假和扯皮，又能体现对民众的负责。
新闻发言人应具备的涉外能力
创新是执政能力的集中体现，对于代表政府、组织的发言人必须具备创新意识和精神。在新的历史发展阶段，发言人要正确认识和掌握基本世情、国情、舆情，妥善处理各种错综复杂的事件和情况，不断破除思想上的障碍，在坚持正确的导向下，充分发挥人的主观能动性，在尊重事实的基础上，创造性地处理新闻信息发布和危机事件，引导舆论，最大限度化解危机。
要有较好的语言表达能力和技巧。从发言准备开始，就要注意运用具有说服力的语言，言简意赅、有效发言，学会针对新闻事件、新闻记者、现场环境等，快速稳健地处理问题。语言表达能力、应用说服技巧和处事机变艺术是一个人取得成功的重要因素。兰德公司作为美国乃至世界智囊团（智库）的开创者和代言人，它影响和左右着美国的政治、经济、军事、外交等一系列重大事务的决策，该公司明确指出，事业的成功，15%是专业技术， 85%是人际关系和处世技巧。
发言人是政府、组织与媒体之间的纽带，有力的发布依靠有用的发言来实现，在回答提问时要学会建设性地处理冲突和难题，在敏感的信息发布上通过沟通掌握第一主动权。一次发布会上，记者问发言人，“中国和朝鲜的关系与中国和韩国的关系有什么不同？”这个问题直接挑拨两国关系，发言人的回避却引来记者一再追问，最终发言人很巧妙地说道：“如果实在要对它们进行比较，中朝和中韩关系有什么区别的话，那就是一个是中国同朝鲜半岛北方的关系，一个是同朝鲜半岛南方的关系，这是最大的关系。”
发言人要随机应变，调控会场气氛，掌握控制节奏，提供“议程设置” 的信息，调动记者提问的积极性，避免陷入僵局，加强策划意识。新闻发布会就是经过策划的，举办发布会带有非常明确的目的性，作为发言人必须事先做好准备，会前策划引起媒体关注热点，把发布的信息与民众的了解结合起来，组织方面包括现场提问人员的安排，会后注意报道情况的收集和效果评估。面对“来者不善”的诘问，巧用“变通顺承、机敏转移”的方法作出精彩应对，既澄清事实，又说明真相，获得一石二鸟的效果。发言人即便有不清楚的问题，也不用“无可奉告”等套话来搪塞，需表现出愿意了解全部情况后再告知的诚意。即使遇到不可避免的针锋相对，经过新闻发布前期、中期、后期的精心准备，通过发言人对发布方法的恰当运用仍然可以使问题迎刃而解。
发言人掌握战术技巧是必要的，一是注意规避陷阱，提问者很狡猾，发言人在回答问题时要对陷阱强势回应。二是注意电话采访，因为可以录音， 被采访人的一切言语能记录在案。三是注意对敏感问题或是提供棘手的具体数据时，可用外交辞令搪塞，不过也不能一概而论，需表现出真诚的态度以期得到提问者的理解。发言人发言规则总结为六要、六不要：要以诚相待， 不要相互挑剔；要实话实说，不要假大媚空；要以理服人，不要武断判断； 要说出新意，不要老生常谈；要学会幽默，不要一味回避；要通俗易懂，不要故弄玄虚。
